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Quando pensamos em escopo, lembramos de um grande documento que contém todas as definições, processos, serviços e produtos de um projeto. É através deste documento que todo o projeto será executado e validado. Portanto, sendo o escopo tão importante para o projeto, como sabemos se nosso escopo está realmente pronto?

Antes de falarmos da finalização de um escopo, vamos falar um pouco sobre teoria do Gerenciamento de Escopo segundo PMI.

Segundo o guia de conhecimento PMBOK, são seis os elementos necessários para gerenciar um escopo, são eles: Planejar o Gerenciamento do Escopo, Coletar os Requisitos, Definir o Escopo, Criar a EAP, Validar o escopo e Controlar o Escopo. Utilizando estes elementos conseguimos gerar o Plano de Gerenciamento de Escopo, que contém a estratégia para o desenvolvimento do trabalho que irá gerar o produto do projeto.

Falando mais sobre a declaração de escopo em si, temos: A declaração do escopo contém em detalhes as entregas do projeto e o trabalho necessário para criar essas entregas, bem como os principais objetivos do projeto e fornece um entendimento comum do escopo a todos os Stakeholders do projeto.

Sabemos então, que o escopo é uma parte muito importante do projeto, pois contém todas as informações detalhadas do mesmo. O escopo permite que o projeto seja de grande sucesso ou fracasso, dependendo da forma em que foi elaborado. Sendo assim, sempre são necessárias as aprovações e assinaturas de todos os Stakeholders envolvidos no projeto.

Com o término do escopo, como sabemos se ele realmente está pronto? Para isso podemos utilizar os itens abaixo para nos auxiliar neste momento:

• Sobre os objetivos do projeto, verifique se eles estão dizendo o “real objetivo” do mesmo;
• Pense no produto ou serviço que será entregue pelo projeto. Verifique se ele foi descrito como um todo, com todas as suas particularidades e características em detalhes;
• Descreva claramente o que não será realizado no projeto, para evitar futuros conflitos com os Stakeholders.
• Com requisitos do projeto em mãos, verifique se estão bem detalhados, ou seja, se estão descritos de forma clara e objetiva, para evitar duplas interpretações;
• Com sua equipe em mente, se antecipe aos possíveis acontecimentos que podem atrapalhar o trabalho deles durante do projeto;
• Pense em tudo o que pode limitar o projeto, desde clima e tempo, parceiros e funcionários, gastos e receitas, cidadãos e governos, normas e leis;
• Liste tudo o que precisa para definir, iniciar e executar o seu projeto;
• Identifique todos os Stakeholders do projeto. Analise um por um, se coloque no lugar de cada um e pense como se fosse eles, reflita sobre o que cada um quer e espera do projeto, assim como o risco que oferecem ao projeto;
• Mudanças, estas são sempre preocupantes, defina como as mesmas serão controladas durante a execução do projeto;
• E por fim, leia seu escopo como se fosse alguém completamente leigo no assunto, assim é possível identificar algumas divergências de entendimento no escopo.

Sabemos que todos os projetos podem mudar, mas podemos nos preparar para essas mudanças e acontecimentos adversos. Esse preparo deve ser bem definido em todas as partes do Gerenciamento do Projeto, porém fica mais evidente dentro do Escopo, pois é nesse ponto em que definimos tudo o que será feito e como será feito dentro do projeto. Assim com um escopo bem detalhado podemos nos blindar dos famosos termos “Scope Creep” e “Gold Plating”, crescimento descontrolado do projeto e entregas não documentas, que podem levar o projeto para ao fracasso. Por um lado otimista, podemos minimizar os problemas encontrados durante a execução do projeto, levando o mesmo ao um grande sucesso.

Referências

PMI. Um guia do conhecimento em gerenciamento de projetos. Guia PMBOK® 5a ed. EUA Project Management Institute, 2013.